Правила деловой переписки в мессенджерах
Мессенджеры давно стали неотъемлемой частью рабочего общения. Однако скорость передачи информации нередко приводит к ошибкам, которые могут повлиять на отношения с коллегами или партнерами. Поэтому сообщения в рабочем чате требуют ясности, оперативности, уважения и корректности. Важно не просто передать информацию, а сделать это так, чтобы общение оставалось профессиональным и эффективным.
В статье разберем ключевые правила общения в рабочих чатах, которые помогут улучшить коммуникацию, укрепить отношения с коллегами и избежать ошибок, способных негативно сказаться на имидже компании.
Важность делового этикета в мессенджерах
Сегодня мессенджеры стали основным рабочим инструментом, заменяя телефонные звонки и даже электронную почту. Однако привычка писать короткие, эмоциональные сообщения, пренебрегать формальностями или игнорировать правила речевого этикета способны негативно повлиять на восприятие вас как профессионала, эффективность командной работы и даже успех переговоров с клиентами.
Почему нужен профессиональный тон в деловой переписке
В отличие от личной переписки, где можно общаться как угодно, правила рабочего чата требуют придерживаться профессионального тона. Это формирует положительное впечатление о собеседнике и помогает избежать недоразумений.
Что значит профессиональный тон?
Уважительное обращение и корректное приветствие.
Отсутствие сленга, резких выражений и неформальных сокращений.
Четкость формулировок, понятные вопросы и просьбы.
ОК | Не ОК |
— Доброе утро, Иван! Отправьте мне, пожалуйста, файлы для клиента N. Буду благодарен за оперативность. | — Кинь в меня файлами быстрее, клиент ждет! |
Как этикет влияет на восприятие в рабочей среде
Деловая переписка формирует представление о сотруднике или компании. Человек, который пишет грамотно, четко и уважительно, вызывает больше доверия и воспринимается как профессионал.
Что особенно важно:
Соблюдение субординации. Необходимо учитывать статус собеседника, особенно при общении с руководством или клиентами.
Грамотность. Орфографические и пунктуационные ошибки могут снизить доверие к специалисту.
Вежливость. Даже в срочных запросах стоит использовать «пожалуйста», «спасибо» и приветствие.
В рабочем коллективе деловая переписка помогает выстраивать комфортную атмосферу, снижает уровень стресса и способствует эффективному взаимодействию.
Основные правила деловой переписки в мессенджерах
Telegram, Viber, WhatsApp удобны не только для личных бесед, но и для рабочих целей. Однако тут важно соблюдать определенные правила деловой переписки в мессенджерах, чтобы избежать недоразумений и сохранить профессионализм. Помните принцип win-win: общайтесь так, как хотите, чтобы общались с вами, и ваши коммуникации будут максимально продуктивными.
Приветствие и представление в начале разговора
Переписку с коллегой или партнером всегда стоит начинать с приветствия, даже если вы общались всего день назад. Это не просто вежливость — так вы создаете доброжелательную атмосферу и выстраиваете диалог в деловом ключе. Простое «Здравствуйте» или «Добрый день» звучит куда приятнее, чем сухое «Посмотрите этот документ до обеда».
Если вы пишете человеку впервые или общаетесь редко, обязательно представьтесь: «Меня зовут Мария, я работаю в компании N» или «Я — Катя, ваш новый бухгалтер». Это поможет избежать неловкости, сразу прояснит контекст и избавит собеседника от вопросов: «А кто это?».
И, конечно, не забывайте обращаться к человеку по имени — это самый простой и эффективный способ показать уважение к собеседнику. Сообщение со слов «Иван, добрый день!» звучит куда приятнее, чем просто «Добрый день». Это делает общение более личным и располагает к диалогу. Особенно важно не забывать об именах клиентов — так они чувствуют себя ценными, а не просто очередным контактом в списке.
ОК | Не ОК |
— Доброе утро, Сергей! Я — Катя, ваш новый бухгалтер и занимаюсь зарплатными выплатами. Пожалуйста, отправьте мне до обеда данные по начислению премии за этот месяц сотрудникам вашего отдела. Заранее спасибо. | — Что у вас по премиям? Срочно отправьте мне суммы по сотрудникам. Мне нужно сегодня закончить с начислением зарплаты. |
— Здравствуйте, Марина. Это Дмитрий из компании S. Вы вчера к нам обращались по поводу технического сбоя в программе. Мы все исправили. Приятной работы и благодарим за ваше обращение. | — Здравствуйте! Программа работает. Спасибо, что обратились. |
Использование рабочего тона и избегание эмоций
Мессенджеры часто воспринимаются как более неформальные каналы общения, но для деловых разговоров важно соблюдать корректный, нейтральный тон. Эмоции, шутки, сарказм или куча смайликов, могут быть неправильно интерпретированы. Особенно если собеседник не знаком с вами лично. Поэтому такие элементы лучше оставить для личных бесед. Вместо этого используйте конструктивный и спокойный стиль общения.
ОК | Не ОК |
— Как мы можем ускорить процесс решения этого вопроса? | — Можно как-нибудь побыстрее получить инфу? А то мой босс не может уже ждать! |
Краткость и ясность сообщений
Мессенджеры позволяют обмениваться короткими сообщениями, но при этом не стоит забывать о ясности передаваемой информации. Слишком длинные сообщения перегружают собеседника, а чрезмерная краткость не всегда позволяет четко понять задачу.
ОК | Не ОК |
— Пожалуйста, уточните, когда будет готов отчет по проекту для клиента N, который вы 2 дня назад взяли в работу? | — Когда отчет сдашь? Время поджимает! |
Нет капслоку и сокращениям
Заглавные буквы обычно воспринимаются как крик. Даже если вы просто хотели выделить что-то важное, у собеседника может сложиться ощущение давления или агрессии. Поэтому в деловой переписке лучше отказаться от капслока — если нужно привлечь внимание, используйте выделение курсивом или жирностью или просто сформулируйте мысль четко и понятно.
Та же история с восклицательными знаками. Один — еще допустимо, но несколько подряд выглядят слишком эмоционально и могут вызвать у получателя ненужное напряжение.
Еще один нюанс — сокращения. В личных переписках они давно стали нормой, но в рабочем контексте могут запутать собеседника. «Отпр. док. до завтр.» — звучит как загадочный ребус. Лучше потратить пару секунд и написать полностью, чем потом тратить время на разъяснение.
ОК | Не ОК |
— Света, пожалуйста, отправь мне отчет по проекту N. Желательно, как можно скорее. | — Света, отправь, пжлст, мне отчет. СРОЧНО!!! |
Правила общения с коллегами и клиентами
Мессенджеры хоть и упростили деловое общение, но также принесли и новые вызовы. Раздражающие потоки коротких сообщений в рабочее время и неожиданные вопросы в субботу вечером — всё это мешает продуктивному взаимодействию. Особенно это актуально при общении с коллегами. Внутри команды важно сохранять уважительный тон, избегать излишней формальности, но при этом соблюдать деловой стиль.
Чтобы избежать недопонимания и сделать переписку комфортной для всех, важно придерживаться простых, но эффективных правил.
Не превращайте сообщение в поток уведомлений
Одна из распространенных ошибок — разбивать одну мысль на несколько коротких сообщений, создавая эффект «словесного спама». В итоге телефон пиликает без остановки, а суть становится понятной только в конце переписки. Такой формат раздражает собеседника, отвлекает от работы и удлиняет переписку.
Как сделать переписку удобной для всех?
Формулируйте сообщения четко. Перед тем как отправить текст, подумайте, можно ли выразить мысль короче и логичнее.
Избегайте лишних уточняющих вопросов. Вместо «Привет, у меня есть вопрос» лучше сразу написать, чего именно вы хотите.
Разделяйте текст только при необходимости. Если сообщение длинное, лучше использовать списки или абзацы, а не отправлять слова по одной строке.
Такой подход сделает деловое общение более структурированным и профессиональным. А главное — экономит время всех участников переписки.
ОК | Не ОК |
— Привет, Петя! У меня вопрос по контракту с компанией S. Подскажи, пожалуйста, до какого числа он действует, и планируют ли они пролонгацию. Спасибо. | — Привет! — Свободен? — У меня небольшой вопрос. — Как будет время, напиши мне — обсудим. |
Учитывайте рабочее время собеседника
Не все работают в режиме 24/7, а ждать ответа в 11 вечера или в 7 утра — не лучшая идея. Особенно если ваш собеседник работает удаленно и может находиться на другом континенте. Важно учитывать его график, чтобы случайно не разбудить уведомлением или не поставить в неудобное положение во время семейного ужина.
К тому же, согласно статье 312.4 ТК РФ, «Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время». А, значит, по закону, рабочая переписка с «удаленщиком» в 9 вечера считается рабочим временем и должна быть оплачена.
Как избежать неудобств?
Отправляйте сообщения в рабочие часы. Если вопрос не срочный, лучше подождать начала рабочего дня собеседника. Для международных команд полезно уточнять часовой пояс коллег и партнеров, чтобы случайно не разбудить их среди ночи своим сообщением.
Используйте отложенную отправку. Гениальная идея по проекту пришла в голову в полночь? Запишите сообщение и настройте его автоматическую отправку на утро. Так вы не потревожите коллегу и не забудете важную мысль.
Уточняйте срочность вопроса. Если нужен быстрый ответ, скажите об этом прямо, но уважительно: «Прошу прощения за позднее сообщение, но мне срочно нужна информация по проекту. Можешь ответить сейчас или обсудим утром?».
Бережное отношение к времени друг друга делает общение комфортнее, снижает стресс и помогает выстроить продуктивные рабочие отношения.
Делайте общение удобным для клиента
Когда дело касается работы с клиентами, важно помнить: идеального формата общения не существует. Кто-то предпочитает оперативные ответы в мессенджерах, а кто-то читает почту 1 раз в 3 дня. Одни ценят краткость, другим важны мельчайшие подробности.
Как сделать взаимодействие комфортным?
Уточняйте предпочтения. В начале сотрудничества спросите клиента: «Как вам удобнее общаться — в мессенджере, по почте или звонками?» Это покажет вашу заботу и поможет избежать недоразумений.
Подстраивайтесь под стиль клиента. Если он пишет коротко и по делу, не перегружайте сообщения лишними деталями. Любит развернутые ответы — лучше дать подробное объяснение, чем заставлять его переспрашивать.
Будьте на связи, но без перегибов. Оперативность — это хорошо, но не стоит заваливать человека сообщениями каждые 10 минут. Если вопрос не срочный, лучше объединить несколько тем в одно письмо или сообщение.
Клиентам всегда приятно, когда их время и предпочтения учитываются. Эти правила переписки в мессенджерах с клиентами помогают создавать вокруг партнеров комфортную атмосферу надежности, доверия и взаимоуважения, это становится прочным фундаментом долгосрочного сотрудничества.
Эффективное использование рабочих чатов
Рабочие чаты — это пространство, где важно соблюдать деловой этикет. Чтобы обеспечить эффективное общение в чатах и не перегружать коллег лишними сообщениями, необходимо следовать нескольким простым рекомендациям.
Заполнение профиля и указание контактной информации
Убедитесь, что в вашем профиле указаны должность, контактные данные и рабочие часы, если это необходимо. Это поможет коллегам быстро находить нужную информацию и обращаться к вам по делу. Также не забывайте поддерживать актуальность информации, чтобы избежать недоразумений. Некоторые даже ставят себе на аватар заставку со словом «Отпуск», чтобы их не беспокоили по рабочим вопросам во время интересной экскурсии или заплыва в океане.
Тегирование коллег в общих беседах
Функция тегирования поможет важным сообщениям не затеряться среди общего потока. Чтобы привлечь внимание коллеги к вашему сообщению, добавьте его имя с символом @. Это гарантирует, что информация будет замечена вовремя. Однако правила этикета в рабочем чате предполагают, что «тегать» людей следует разумно и только по необходимости, чтобы не создавать лишнюю нагрузку на участников беседы.
Избегание личных тем в рабочих чатах
Этика делового общения подразумевает, что рабочие чаты должны оставаться местом исключительно для работы. Обсуждения личных тем отвлекают других коллег от важных задач. Поэтому жалобы на отношения с родственниками, пропаганду здорового образа жизни или рассказы об успехах детей лучше перенести в личные сообщения или соцсети.
Заключение
Соблюдение правил деловой переписки в мессенджерах помогает поддерживать профессионализм, избегать недоразумений и выстраивать эффективное взаимодействие с коллегами, клиентами и партнерами. Уважительное и комфортное общение повышает доверие и делает рабочие процессы более продуктивными.
Сегодня, когда оперативная коммуникация играет ключевую роль, особенно в условиях удаленной работы, важно использовать надежные инструменты для связи. CoWork — это корпоративный мессенджер, который объединяет текстовые чаты, аудио- и видеозвонки до 300 участников, а также предоставляет удобный обмен документами. Он обеспечивает высокий уровень безопасности и подходит для компаний любого масштаба. Узнать больше о возможностях платформы можно на официальном сайте CoWork.