Видеоконференция — что это?

Организовать срочное совещание с партнерами из разных городов и стран, обсудить проект с удаленной командой — все это стало возможным благодаря видеоконференции. Видеоконференцсвязь позволяет людям общаться через интернет с помощью видео и аудио, создавая эффект живого присутствия. 

В статье разберем, какие виды видеоконференцсвязи существуют, как выбрать подходящую программу для видеозвонков и как правильно организовать виртуальную встречу.

Определение и назначение видеоконференцсвязи

ВКС (видеоконференцсвязь) – это технология, которая позволяет людям общаться в режиме реального времени с помощью видео и аудио. В отличие от обычных звонков, ВКС создает эффект личного присутствия, что делает общение более продуктивным и удобным.

Назначение видеосвязи 

Видеоконференцсвязь плотно вошла в обиход во время COVID-19, и теперь ее активно задействуют в различных сферах.

Работа

Еще до пандемии многие компании использовали видеоконференцсвязь, но сейчас она стала неотъемлемой частью корпоративной культуры. Бизнес применяет программы для видеоконференций для:

• Совещаний с удаленными сотрудниками.

• Встреч с клиентами и партнерами.

• Проведения вебинаров и обучающих курсов.

• Онлайн-собеседований и оценки кандидатов.

Судебные заседания

Юридическая сфера также активно использует онлайн сервисы видеоконференций для дистанционного участия сторон, свидетелей и экспертов. Это особенно важно, если присутствие в зале суда затруднено или невозможно.

Как суды используют ВКС:

• Свидетели и эксперты могут давать показания дистанционно, даже если находятся в другом регионе или стране.

• Административные и гражданские дела рассматриваются быстрее, когда стороны могут подключиться онлайн. Первое судебное заседание через ВКС в России провел Арбитражный суд Ямало-Ненецкого автономного округа 28 апреля 2020.

Учеба

Видеосвязь изменила и систему образования:

• Университеты проводят онлайн-лекции для студентов по всему миру.

• Компании обучают сотрудников через видеоконференции.

• Онлайн-курсы позволяют осваивать новые профессии, не выходя из дома.

• Школьники теперь могут учиться дистанционно — это особенно актуально для детей, которые по разным причинам не могут посещать школу из-за болезни, удаленности от учебного заведения или карантина.

Медицина

Телемедицина известна в мире уже 20 лет. Например, компания American Well с 2006 года предоставляет круглосуточный доступ к врачам через видеоканалы, независимо от их часового пояса и местонахождения. 

В России аналогичные услуги предлагают Doc+ или СберЗдоровье — с их помощью можно получить консультацию, записаться на прием, найти диагностический центр, вызвать врача или заказать лекарства на дом.

Виды видеоконференцсвязи

ВКС охватывает множество форматов — от обычных видеозвонков до масштабных трансляций. Выбор подходящего формата зависит от целей общения, количества участников и уровня их вовлеченности. 

В зависимости от формата и области применения, выделяют несколько видов видеоконференцсвязи.

Существует 2 основных типа видеоконференций:

• Персональная – это видеозвонок между двумя участниками в формате 1 на 1. Такие ВКС используются в личных и деловых разговорах, онлайн-консультациях и собеседованиях. Например, HR-специалисты проводят интервью с кандидатами через видеозвонки, а врачи — консультируют пациентов удаленно.

• Групповая – любые видеовстречи с тремя и более участниками. Они применяются для деловых переговоров с партнерами, внутрикорпоративных встреч и совещаний, тренингов, вебинаров или совместной работы над проектами.

Форматы групповых ВКС

Внутри групповых ВКС существуют разные форматы, определяющие правила отображения участников и взаимодействия между ними. 

Инструменты и программы для видеоконференций

С учетом роста дистанционной работы и онлайн-обучения востребованность онлайн-сервисов видеоконференции только увеличивается. Выбор подходящего инструмента и правильная организация видеоконференции через интернет помогают сделать удаленное общение максимально комфортным и эффективным.

В таблице представлены некоторые из наиболее популярных приложений для видеоконференций.

Как выбрать подходящее приложение для ВКС

Современные платформы для видеосвязи предлагают широкий функционал, и выбор оптимального инструмента зависит от ваших задач. Вот ключевые факторы, которые важно учитывать:

• Количество участников. Некоторые платформы рассчитаны на небольшие группы, а другие позволяют проводить массовые встречи. Например, Discord рассчитан максимум на 10 человек, а бизнес-тариф Zoom — до 300.

• Функционал. Для обычных видеозвонков достаточно базового тарифа Zoom или Whereby. Для вебинаров, корпоративных встреч и конференций пригодятся расширенные функции: управление правами участников, запись, демонстрация экрана, интеграция с другими сервисами.

• Интеграция с корпоративными системами. Если ваша компания уже использует облачные хранилища, почтовые сервисы или CRM-системы, важно выбрать платформу, которая легко интегрируется с этими инструментами. Так, Microsoft Teams удобен для пользователей Office 365, а Google Meet интегрирован с Gmail и Календарем Google.

• Безопасность. Когда конфиденциальность превыше всего, выбирайте платформы с шифрованием данных, многофакторной аутентификацией и возможностью работы на собственных серверах.

• Тестовый период. Большинство сервисов предлагают пробный период, чтобы вы могли понять, насколько платформа соответствует вашим задачам.

• Стоимость. Для бизнеса и корпоративного использования часто требуется подписка или бессрочная лицензия. А для личных целей могут подойти Discord или бесплатные версии Zoom и Whereby с ограниченным функционалом.

Организация качественной видеоконференции

Бизнес XXI века требует оперативной связи, и интернет видеоконференция – это удобный инструмент для встреч, переговоров и командной работы. Но чтобы онлайн-встреча прошла гладко, нужно заранее позаботиться о качестве связи, технической оснащенности и формате взаимодействия.

Что необходимо для качественной организации ВКС

Чтобы видеоконференция не превратилась в череду зависаний, помех и неразборчивых голосов, стоит проверить несколько важных аспектов.

Стабильное интернет-соединение:

• Минимальная скорость от 10 Мбит/с для стандартных звонков.

• Для групповых звонков в HD-качестве лучше использовать от 25 Мбит/с.

• По возможности подключайтесь к проводному интернету, а не Wi-Fi.

Настроить программное обеспечение:

• Выбрать подходящую платформу.

• Убедиться, что все участники установили нужное ПО заранее.

• Проверить совместимость с устройствами: ПК, смартфоны, планшеты.

Позаботиться об оборудовании:

• Веб-камера с разрешением не ниже HD (720p), а лучше Full HD (1080p).

• Гарнитура или микрофон с шумоподавлением, чтобы избежать фоновых шумов.

• Внешний свет или хорошее освещение для четкого изображения.

Подготовить пространство:

• Тихая комната без посторонних шумов.

• Нейтральный фон или использование виртуального фона.

• Яркий свет перед вами, а не за спиной, делает изображение четче

• Отключенные уведомления на телефоне и компьютере.

Уведомить участников:

• Отправить ссылки на конференцию и инструкции заранее.

• Провести тестовый звонок, если участвуют новые пользователи.

• Определить ведущего или модератора встречи.

Советы по проведению успешной онлайн-видеоконференции

Хотите, чтобы видеоконференции проходили гладко и продуктивно, а участники не зевали, слушая выступающих? Тогда важно не только проверить интернет, но и позаботиться о комфорте всех присутствующих. Вот несколько простых, но действенных советов.

1. Порепетируйте. Если планируете выступать с презентацией, заранее проведите прогон с двумя или более слушателями. Это поможет оценить время на каждый слайд и доработать слабые стороны выступления.

1. Планируйте заранее. За 10-15 минут до начала нужно отправить приглашения, проверить оборудование и соединение за 10-15 минут до начала. 

2. Четко формулируйте повестку. Участники должны понимать цель встречи и следовать регламенту, чтобы избежать хаоса и неразберихи.

3. Следите за этикетом. Включайте микрофон только при разговоре, используйте чат для уточнений, поддерживайте визуальный контакт. А избежать хаотичных перебиваний поможет функция «поднять руку».

4. Записывайте встречи. Это удобно для сотрудников, которые не смогли присутствовать, и помогает сохранить ключевые моменты обсуждения.

5. Используйте интерактивные инструменты. Опросы, совместные документы и виртуальные доски делают конференции более продуктивными.

6. Завершайте встречу с подведением итогов. Выделите пару минут, чтобы напомнить о ключевых моментах и дальнейших шагах.

Преимущества и перспективы видеосвязи

Цифровые технологии стремительно меняют бизнес-процессы, и видеосвязь уже давно превратилась из просто удобного инструменты в важнейший элемент коммуникации. Если раньше переговоры требовали личных встреч, командировок и долгих согласований, то сегодня достаточно одного видеозвонка, чтобы решить ключевые вопросы. Компании используют интернет видеоконференции для переговоров, удаленной работы, обучения персонала и даже для контроля бизнес-процессов.

Преимущества для бизнеса

Использование видеоконференций открывает перед компаниями множество возможностей, делая работу более удобной и эффективной.

Оптимизация временных и финансовых затрат

Раньше для переговоров с партнерами или совещания с сотрудниками из разных филиалов приходилось тратить значительные суммы на организацию командировок и аренду конференц-залов. Сегодня же достаточно запустить видеозвонок. А сэкономленные деньги направить на развитие и масштабирование бизнеса.

Повышение продуктивности сотрудников

Живое общение всегда эффективнее текстовых сообщений или голосовых звонков. ВКС дают возможность не только слышать, но и видеть собеседника, что помогает:

• Лучше воспринимать информацию благодаря мимике, жестам и визуальному контакту.

• Избежать недопонимания, которое часто возникает в переписке.

• Работать над проектами в реальном времени, используя демонстрацию экрана и другие инструменты совместной работы.

Улучшение внутренней коммуникации

Компании с удаленными работниками часто сталкиваются с проблемой разобщенности сотрудников. Видеоконференции создают эффект присутствия, который укрепляет взаимодействие между коллегами.

Упрощение найма и обучения персонала

Видеосвязь значительно облегчает процесс подбора сотрудников и их последующую адаптацию. HR-отделы активно используют видеоконференции для проведения собеседований, а обучение новых сотрудников проходит в формате онлайн-вебинаров и видеокурсов. 

Контроль и безопасность

Видеоконференции можно записывать, что особенно важно для важных встреч, совещаний и переговоров. Это позволяет в любой момент пересмотреть обсуждаемые вопросы и зафиксировать договоренности. Кроме того, ведущие платформы для видеосвязи уделяют особое внимание кибербезопасности, предлагая надежное шифрование данных и защиту от несанкционированного доступа.

Будущее ВКС: тенденции и инновации

Технологии видеосвязи продолжают активно развиваться, и уже в ближайшие годы можно ожидать появления новых решений, которые сделают видеоконференции еще более удобными и эффективными. Бизнес уже не может игнорировать возможности видеосвязи. Те, кто внедряют современные решения, получают конкурентное преимущество. 

Искусственный интеллект и автоматизация

ВКС-платформы уже используют AI для автоматической транскрибации, перевода субтитров и анализа вовлеченности участников в ходе встреч. В будущем технологии позволят автоматически фиксировать ключевые моменты переговоров и формировать отчеты по результатам встреч.

Виртуальная и дополненная реальность

VR- и AR-технологии постепенно внедряются в сферу видеосвязи. Уже сейчас тестируются виртуальные переговорные комнаты, в которых участники могут взаимодействовать с 3D-объектами и презентациями. Это особенно перспективно для сферы дизайна, архитектуры и разработки продуктов.

5G и улучшенное качество связи

С внедрением 5G лучшие видеоконференции смогут обеспечить мгновенную передачу данных, отсутствие задержек и высокое качество изображения даже при мобильном подключении.

Повышенный уровень безопасности

В будущем ВКС-системы будут предлагать более сложные механизмы аутентификации, интеграцию с корпоративными системами безопасности и продвинутые алгоритмы шифрования.

Резюме

Видеоконференции — это важный элемент современной деловой коммуникации. Они позволяют проводить бизнес-встречи, собеседования, обучающие мероприятия, судебные заседания и даже врачебные консультации без затрат времени и денег на организацию оффлайн встреч. Современные технологии обеспечивают удобный формат связи, безопасность данных и удобную интеграцию с корпоративными системами, что делает видеоконференции незаменимыми для бизнеса.

Для качественной видеоконференцсвязи вы всегда можете воспользоваться предложением CoWork, которое объединяет новейшие технологии, удобство и безопасность в одном решении:

• Поддерживает до 300 участников

• Работает как в облаке, так и на собственных серверах — on-premise

• Интегрируется с корпоративными системами

• Обладает интуитивно понятным интерфейсом 

• Шифрование mTLS, криптоконтейнеры, 2FA/3FA-аутентификация обеспечивают высокий уровень защиты данных.

CoWork – это больше, чем просто видеозвонки, это полноценная платформа для корпоративного общения и совместной работы.