Куда уходит рабочее время?

Судя по ощущениям большинства сотрудников, да и вас самих, день всегда наполнен делами. Однако стоит приглядеться ближе и станет очевидно, что большая его часть затрачивается именно на то, чтобы найти нужную информацию. В каком чате лежит нужный документ, от кого пришло сообщение… и все эти задаются десятки раз за один рабочий день.

Как поиск остается незаметным процессом, который «высасывает» кучу времени ?

Уже привычным сценарием стало то, что человек сначала пытается что-то найти через мессенджер по ключевым словам, дальше переходит на электронную почту, потом заглядывает в облако, после этого обращается к коллегам со своим любимым «скиньте еще раз». На выполнение одного такого цикла уходит в среднем от пяти до пятнадцати минут. За деньэтих циклов набегает столько, что они занимают слот-другой в рабочем календаре.

Важно отметить тот факт, что проблема не заключается в избытке инструментов. Ключевой момент состоит в том, что среда является разобщенной, когда общение, документы и решения разбиты на различные системы.

По этой причине компании все чаще идут к модели одного контура, когда переписка, звонки, документы и структура команды находится в одном месте. Например, CoWork предлагает чаты, аудио- и видеозвонки до 300 пользователей, канады, календарь и корпоративные профили. Система может быть развернута как в облаке, так и на серверах компаний.

Количество затраченного времени

Установить масштаб проблемы позволяет аналитика. Согласно McKinsey & Company, сотрудники тратят до 19% рабочего времени на поиск информации. Аналогичные данные получены International Data Corporation: на работу с поиском информации приходится около 2,5 часа в день.

Разобрав день на составляющие, можно выделить следующие показатели:

до половины времени уходит на выполнение задачи, до трети – на коммуникацию, а до 20% – на поиск информации.

При этом процесс поиска информации практически никогда не фиксируется как отдельная деятельность.

Эффект невидимых потерь

Переход от одной системы к другой связан с потерей концентрации и необходимостью собрать вновь — на этот раз уже для выполнения задачи. После отвлечения требуется до 20-25 минут для того, чтобы снова войти в рабочее состояние.

День делится на множество маленьких фрагментов, работа идёт, но совершается медленнее, чем могла бы. Так появляется хорошо известное чувство загрузки и бесполезной потраченной энергией, когда никаких очевидных успехов или хотя бы измиримых результатов деятельности просто нет.

Влияние на бизнес

Подобные потери в организации сказываются очень быстро. Смещаются сроки работы, процесс становится менее предсказуемым, увеличиваются случаи ошибок. Появляется всё большая зависимость от конкретного сотрудника, который подскажет, как добраться до заветного сообщения.

Как снизить количество лишних движений

В данном случае важнее не сделать процесс быстрее, а уменьшить число ситуаций, при которых поиск необходимым.

В этом помогает базовая организационная структура:

• Ответы должны быть зарегистрированы в единой системе, а не терялись в почтовой переписке

• У каждой категории данных должно быть только один очевидный источник: платежки лежат в одном месте, договоры - в другом, документы и презентации — в третьем. 

• Должна быть ясна ответственность за данные и места, где можно найти информацию

• Связь должна быть разделена на типы: общение, задачи и документы не объединяются

Извлечение информации из системы — это не просто техническая процедура, а элемент организации, влияющий на темп работы компании. Компании, создавая организованную цифровую среду, не получают «ещё один инструмент»; они освобождаются от излишних бесполезных движений в процессах.

Когда все данные собраны там, где их ожидает найти пользователь, то есть в ваших рабочих чатах,  управление собственным рабочим днем становится как минимум возможным.